A cégen belüli munkavégzést támogató eszközök beszerzése ideális esetben mentes a kockázattól, egyértelműen hozzáadott értékkel bír és értelemszerűen hatékonyabbá teszi a mindennapokat. Ez az állítás tökéletesen igaz olyankor is, amikor a kiszállítással, árufuvarozással vagy csomagküldéssel foglalkozó vállalkozásod számára GPS nyomkövető rendszer beszerzését tervezed. Ebben a cikkben azokat a kérdéseket soroljuk fel, amelyeket mindenképpen fel kell tenned a potenciális szolgáltatónak a szerződés aláírását megelőzően. A bejegyzésben leírtak alkalmazásával megvédheted magad egy elhibázott beruházástól, egyúttal a valóban minőséget képviselő ajánlatokra tudsz fókuszálni.
Pontosan mit kapsz a havidíjért cserébe?
Amikor GPS nyomkövető rendszer beszerzéséről van szó, akkor az első kérdéseid egyike annak a tisztázására irányuljon, hogy a SIM kártya biztosítása kinek a feladata lesz. Amennyiben a szolgáltató biztosítja számodra a SIM kártyát, akkor számodra ez már nem jelent extra kiadást, ellenkező esetben viszont kalkulálnod kell ezzel a tétellel is. Az ajánlatkérés fázisában tehát igyekezz lehetőség szerint mindent megtudni a havidíj alapját képező tényleges tételekről. Ezáltal a későbbiekben nem okoz majd számodra váratlan meglepetést egy kiszámlázott kiegészítés, eszköz vagy bármilyen címen megnevezett díj. Tegyük hozzá gyorsan, hogy a korrekt és megbízható szolgáltatók részéről eleve úgy kapsz ajánlatot, hogy azon minden később kiszámlázott tétel szerepel.
A felhasználói felület mennyire segíti a gördülékeny munkavégzést?
A flottakezelést, áruszállítást és csomagküldést back office jelleggel támogató szoftver akkor tudja kellő hatékonysággal segíteni a munkát, ha a munkatársak számára nem okoz nehézséget a program kezelése. Ehhez pedig alapkövetelménynek számít az átlátható menü rendszer, a fontosabb funkciók egyértelmű láthatósága, a logikus és felhasználóbarát struktúra, valamint a céges gépjárművek optimális működésének támogatásához nélkülözhetetlen térképes nézet. Mindezek mellett egy mai GPS nyomkövető rendszer kapcsán egyértelmű elvárásnak számít a testreszabhatóság. Vagyis az alkalmazáson belül legyen lehetőség a megjelenés (pl. táblázatok, listák, térképes felületek) egyéni igények szerinti beállítására és arra, hogy ne egy szimpla dobozos terméket kapjunk a pénzünkért cserébe, hanem legyen adott a lehetőség olyan egyedi fejlesztésekre, új funkciók kialakítására, amelyek százalékos mértékben adnak hozzá a cégünk eredményességéhez. Ehhez elengedhetetlen a szolgáltatóval könnyen és gyorsan bonyolítható kommunikáció, a gyors reakcióidő. 
Mindenképp kérdezz rá tehát ezekre a lehetőségekre, adottságokra még a tárgyalási szakaszban. Egy profi és felkészült szolgáltató nyitottan áll ezekhez az igényekhez, egyúttal az igények megléte esetén profi fejlesztői csapatot tud állítani a megvalósításhoz.
Az ár, érték és minőség hármas tekintetében mit kínál a szolgáltatás?
Az „olcsó húsnak híg a leve” mondásnak a vállalati nyomkövető platformok esetében is abszolút létjogosultsága van. Egy szolgáltatáscsomag feltűnően kedvező árfekvése tehát jelentsen a számodra egyértelmű vészvillogót és alaposan győződj meg az alacsony ár okairól. Természetesen azokat az opciókat is célszerű óvatosan megközelíteni, ahol az érdeklődésedre már-már meglepően borsos ajánlattal áll elő a szolgáltató. Ilyenkor szintén utána kell járni a szélsőségesen magas ár mögött húzódó indokoknak, egyúttal célszerű arról is meggyőződni, hogy a kínált szolgáltatás összhangban van-e a költségek magasságával. A legjobban értelemszerűen olyan GPS nyomkövető rendszer használatával járhatsz, ahol az ár-érték-minőség hármas tekintetében megfelelő szinergia áll fenn. Ezek az opciók rendszerint nem a legolcsóbbak, ugyanakkor minden kifizetett forintért cserébe a munkavégzést hatékonyan segítő megoldást kapsz cserébe.
Milyen garanciát biztosítanak az eszközök használata mellé?
A minőségi szolgáltatások, illetve a hozzájuk kapcsolódó minőségi eszközök egyik alapvető ismérve, hogy felhasználói szempontból egészen megnyugtató garancia jár melléjük. Mit jelent ez egy GPS nyomkövetéshez használatos eszköz esetében? Kulcsfontosságú kérdés, hogy a gépjárművekre szerelt nyomkövetőkre legalább egy teljes évnyi garanciát megkapj. Az pedig még inkább fontos, hogy ezt a garanciát bármiféle külön díj fizetése nélkül biztosítsa számodra a szolgáltató. Egy korrektül működő és megbízhatónak számító partner ráadásul abban is segítséget tud nyújtani, hogy az egy év lejártával a garancia meghosszabbítható legyen, ekkor már egy meghatározott összeg ellenében. A garancia megléte elengedhetetlen a használat kapcsán felmerülő kockázatok minimalizálása végett, a valóban minőséget képviselő szolgáltatáscsomag mellé pedig jó eséllyel meg is kapod.
A GPS nyomkövetők beszerelése egész pontosan hogyan történik?
A telephelyedtől milyen messze kell küldened a járműveket a beszereléshez? Mennyi időt vesz igénybe maga a művelet? Megoldható-e a beszerelés önállóan is? Mi történik, ha az üzembe helyezett eszköz nem működik megfelelően? Ezek szintén válaszért kiáltó kérdésnek számítanak abban az esetben, ha épp GPS nyomkövető rendszer beszerzését tervezed a céged számára. Elvégre a cél az volna, hogy a beszerelés minél gyorsabban megtörténjen, és a lehető legkevesebb ráfordítással járjon. Leginkább olyan szolgáltatóval érdemes tehát megállapodást kötnöd, aki az országos lefedettségének köszönhetően a telephelyedtől nem messze, akár a telephelyeden is vállalja a beszerelést, hiba esetén pedig külön díj fizetése nélkül, garanciálisan vállalja a szükséges korrekciót.
Kihez fordulhatsz majd segítségért, ha elakadnál?
Egy újonnan beszerzett és céges szinten alkalmazni kívánt flottakezelő, illetve gépjármű nyomkövető megoldás használatba vétele során rendre merülnek fel kérdések. Kiemelt fontosságú, hogy ezekkel a kérdésekkel tudj kihez fordulni. Magyarul a tárgyalási folyamat során győződj meg róla, hogy a megvásárolt szolgáltatás mellé kapsz-e magyar nyelvű ügyfélszolgálatot, támogatást. Vagyis a készséges hozzáállás és segítségnyújtás ne csak addig valósuljon meg, amíg alá nem írtad az igénylésről szóló szerződést. Egy magára valamit is adó szolgáltató felkészült ügyfélszolgálati csapatot biztosít a felhasználók rendelkezésére. Így szükség esetén akár szóban, akár írásban is tisztázni lehet a gördülékeny munkavégzéshez nélkülözhetetlen kérdéseket, illetve az elakadási pontokat. Vagyis a csapatod sosem marad magára, nem kell cégen belül ötletelni, hogy a megvásárolt funkciókat egész pontosan miként tudjátok alkalmazni. 
Milyen eszközökön használható az applikáció?
Manapság, amikor az interneten töltött idő egyre nagyobb része történik mobiltelefonos böngészéssel, egy céges alkalmazásnak elérhetőnek kell lennie többféle eszközön. Vagyis fontos a reszponzív megjelenítés PC-n, tableten, valamint okostelefonon is. Így nemcsak az irodában ülve tudod ellenőrizni a vállalati gépjárművek hollétét és állapotát, hanem utazás közben, tárgyalásra készülve vagy épp egy üzleti konferencián ülve is bele tudsz nézni a rendszerbe. Persze nemcsak neked, hanem valamennyi back office munkatársaidnak is komoly hozzáadott értékkel bír, hogyha a céges laptop mellett szükség esetén mobilról is tudnak S.O.S. jelleggel dolgozni. Mindemellett a plaform függetlenség is fontos aspektus, azaz hogy Android, valamint iOS eszközökön is használható legyen az alkalmazás. Ez manapság alapfeltétel arra nézve, hogy valóban egy felhasználóbarát céges applikációról beszélhessünk.
A céged igényeihez milyen mértékben illeszkedik a kínált csomag?
Miért fizetnél olyan funkciókért, amiket jó eséllyel egyáltalán nem használnál? Az úgynevezett fix áras, dobozos termékek bizony olyan tételeket is tartalmaznak, amelyekért feleslegesen fizetsz ki havi szinten komoly összegeket. Sokkal inkább a modulárisan felépülő GPS nyomkövető rendszerek irányában célszerű gondolkodnod. Ezek a megoldások rendszerint egymástól függetlenül is működni képes modulokból épülnek fel, így neked csak az igényeidnek megfelelő modulokért kell majd fizetni. Vagyis a céged méretének, igényeinek és a felhasználás várható jellegének függvényében tudod kiválasztani azt a csomagot, aminek a használatáért cserébe kiérkezik neked minden hónapban a szolgáltatás díjáról szóló számla. Ennél testreszabhatóbb és korrektebb megoldást nehéz volna elképzelni.
Adottak-e a lehetőségek az ingyenes kipróbálásra?
Egy magára valamit is adó szolgáltató nem várhatja el tőled, hogy zsákbamacskát vegyél. Ideális esetben meg kell kapnod az ingyenes kipróbálás lehetőségét, melynek keretei között munka közben tesztelheted a komplett rendszert. Amennyiben valóban értékes és minőségi szolgáltatásról van szó, akkor a próba során olyannyira megszereti nálatok az egész csapat, hogy nem is akarjátok abbahagyni a használatot. Egy profi szolgáltató tökéletesen tisztában lesz ezzel a ténnyel, és nemcsak engedni fogja, hanem egyenesen felajánlja majd a költségektől mentes kipróbálás lehetőségét. Ez pedig a céged számára meg fogja adni a szükséges biztonságot, hiszen gyakorlatilag kockázatmentesen tesztelhettek működés közben egy komplett rendszert, amivel optimális esetben szinteket javulhat a munkavégzés hatékonysága.
Konklúzió
Hogyha eddig elértél a cikk olvasásában, akkor tökéletesen tisztában vagy az ideális GPS nyomkövető rendszer ismérveivel, vagyis egész bátran kérhetsz árajánlatokat az egyes szolgáltatóktól, mert képes leszel a valóban minőséget képviselő opció kiválasztására. Ezzel pedig komoly lépést tehetsz annak irányába, hogy a céges gépjármű flottád működését a maximális hatékonyság határozza meg, és hosszú távon is nyereséges pályára tudjatok állni.
